et bénéficier d’un support efficace pour vos achats

Depuis l’avènement des annuaires en ligne listant les fournisseurs chinois (Alibaba, AliExpress, Made-in-China, etc.), acheter en Chine est devenu accessible à tous. Certains sites internet offrent même des traductions automatiques en plusieurs langues pour faciliter les recherches. Les résultats semblent suffisamment qualifiés et complets pour entamer des discussions avec les usines sélectionnées.

Il existe cependant toujours des limites à ce système :

  • Beaucoup d’usines décident de ne pas être listées (par choix financier ou stratégique),
  • La communication avec les usines chinoises se fait uniquement en chinois ou en anglais,
  • Malgré leurs efforts, ces annuaires en ligne n’ont pas entièrement éradiqué les principaux risques.

Alors, comment trouver l’usine qui vous convient parfaitement ; la perle rare ?
Comment communiquer efficacement avec les usines chinoises ?
Comment réduire au maximum les risques liés à l’achat en Chine ?

Pour faire court : en passant par un intermédiaire qui va vous guider, vous conseiller et éviter tous les pièges de l’achat en Chine : un bureau de sourcing.

Nous allons voir dans cet article ce que font les agences de sourcing en Chine, comment les trouver et comment s’assurer de travailler avec le meilleur partenaire.

Rôles principaux de la société de sourcing en Chine

Une agence de sourcing a deux buts principaux : limiter les risques et réduire les coûts liés à vos achats en Chine. Pour vous accompagner efficacement, le bureau de sourcing professionnel offre une gamme complète de services depuis la recherche de fournisseurs jusqu’à la résolution de conflits post-commande. Voici par exemple quelques services que nous proposons :

  • Suivi de l’offre chinoise,
  • Sourcing (récupération de catalogues, recherche de fournisseurs, etc.)
  • Évaluation des fournisseurs (vérification des informations légales, audit en usine, etc.)
  • Étude et assistance pour le développement de nouveaux produits,
  • Suivi complet des achats (échantillons, prototypes, commandes),
  • Inspections des produits à l’usine,
  • Supervision du chargement du container,
  • Organisation et suivi des tests en laboratoire,
  • Organisation et suivi des expéditions,
  • Résolution de conflits pendant et après les commandes,
  • Organisation de prise de photos professionnelles des produits.

Pourquoi travailler avec un bureau de sourcing ?

pour éviter les traquenards

Avant toute chose, il faut se méfier des fournisseurs trouvés sur internet.
Si l’on souhaite effectuer des achats en ligne en Chine, il faut passer par des sites connus, référencés et ayant une solide réputation. Vous devez passer du temps pour comprendre comment fonctionnent les sites du type Alibaba et comment analyser correctement les résultats obtenus.
Il faut ensuite se méfier des offres très alléchantes et des prix particulièrement attractifs. Des vendeurs peu scrupuleux aguichant les entreprises étrangères de la sorte. Une fois l’acompte encaissé, leur entreprise disparaît et il est impossible d’entrer à nouveau en contact. Il s’agit bien sûr dans la plupart des cas d’entreprises fictives.

pour éviter le choc culturel

La différence culturelle existe mais il ne faut pas l’exagérer.
Concernant la recherche d’un fournisseur, il est indispensable de véritablement chercher à connaître l’entreprise avec qui l’on souhaite travailler, d’aller rencontrer ses responsables et de créer une relation de confiance avec eux. Il faut ensuite de son côté que l’entreprise soit bien conseillée et assistée dans ses démarches. Le cas échéant une agence de sourcing ou bien un cabinet d’avocats peut effectuer toutes les vérifications sur le partenaire chinois pour confirmer son existence, se rendre sur place et discuter avec celui-ci. L’agence peut également négocier les contrats directement avec le fournisseur, en ayant par exemple le client en direct au téléphone s’il ne peut pas se déplacer en Chine.

les normes internationales et les certificats sont-ils bien appliqués en Chine ?

Une première recommandation est de vérifier que les fournisseurs ont un système de gestion de la qualité, idéalement certifié ISO 9001. Même dans le cas où le fournisseur présente un certificat, nous recommandons aux acheteurs de mener un audit indépendant afin de s’assurer que le certificat n’est pas un certificat de complaisance. A minima, il est recommandé de vérifier le certificat auprès de l’organisme certificateur. SGS, Bureau Veritas en Chine, pour ne citer qu’eux, peuvent délivrer à la fois des certifications ISO, des certifications de conformité produit aux normes européennes (« marquage CE »), et mener des audits indépendants en tant que « représentant » de l’acheteur.
Même si l’usine possède des certificats et un système de gestion de la qualité adéquat, il est recommandé tout de même de contrôler la production pendant son déroulement. En Chine, lorsqu’on signe un contrat avec un fournisseur chinois, c’est le début d’une longue relation d’affaire et il faut être très souple car les amendements et renégociations sont monnaies courantes.

quels sont les problèmes les plus fréquemment rencontrés lors des contrôles qualité ?

L’un des problèmes les plus fréquents est le manque de compréhension par les fournisseurs Chinois du cahier des charges des clients et des normes de qualité européenne et française. Le travail de compréhension est très important quand vous travaillez avec un partenaire chinois, y compris au niveau culturel. Il est difficile de bien traduire les points techniques des cahiers des charges. Il faut mentionner également la culture «cha bu duo» (« presque » en chinois) des fournisseurs chinois qui ont parfois tendance à interpréter les standards.
Il est nécessaire de bien contrôler les sous-traitants chinois car ils ne respectent pas toujours le cahier des charges et n’hésitent parfois pas à externaliser tout ou partie de la production à des entreprises qui peuvent être moins scrupuleuses sur la qualité.
En Chine, même si la première commande est réussie, il est recommandé de faire un contrôle systématique et régulier des commandes suivantes car la qualité peut chuter à tout moment.

Comment reconnaitre la meilleure société de sourcing en Chine pour vous ?

Une bonne agence de sourcing se situe dans le pays où vous achetez

Si vous achetez en Chine, le bureau de sourcing doit se situer en Chine. Cela permet à votre partenaire de se rendre sur place pour auditer les fournisseurs, suivre les productions, effectuer les inspections, etc. Dans un premier temps, vous devez vérifier que la société de sourcing est bien enregistrée dans le pays ciblé et qu’elle y fonctionne légalement. N’hésitez donc pas à demander des documents officiels. Il est préférable de travailler avec une société qui a de l’expérience, surtout dans ce domaine. Demander donc à voir ses références et écrivez un petit mail aux clients pour savoir ce qu’ils pensent de leur partenaire sourcing. Un bon sourceur est quelqu’un qui connait les chinois, leur points faibles et les opportunités qu’offre la Chine. Rien n’est inné tout s’acquiert avec l’expérience. Renseignez-vous rapidement sur le profil de votre interlocuteur.

Un bon bureau de sourcing propose des fournisseurs alternatifs

Votre bureau de sourcing chinois doit savoir dénicher les fournisseurs qui n’apparaissent pas facilement sur les moteurs de recherche. Une agence de sourcing doit également pouvoir vous proposer plusieurs alternatives, surtout quand vous leur présentez le résultat de vos propres recherches.

une bonne entreprise de sourcing négocie pour vous

Ne payez pas le montant total de la commande avant le lancement de la production, une société de sourcing négociera pour vous les meilleurs termes de paiement. En général, c’est de 30 à 50% à la commande et de 50 à 70% à la fin de production, avant le transport. Si la société vous demande de payer intégralement, il y a en général anguille sous roche.
Votre agence de sourcing va également travailler sur les conditions d’achat offertes par les fournisseurs chinois (prix, SAV, garantie, pièces de rechange, incoterm, frais de livraison en Chine, frais d’échantillons, etc.).

Une bonne agence de sourcing gère les fournisseurs chinois et respecte les standards de qualité

Une bonne entreprise de sourcing est un astucieux mélange entre employés locaux et étrangers. Les étrangers connaissent les standards de qualité européens et les locaux permettent de négocier et de gérer la bonne communication avec le fournisseur chinois.
Local veut bien dire local, un fournisseur à Canton exige des locaux de Canton parlant le cantonnais, alors qu’à Shanghai, un shanghaien sera plus adapté pour cette mission.

un bon agent de sourcing vous fait payer le juste prix

Venir en Chine simplement pour trouver les prix les plus bas est une erreur. Car d’un point de vue TCO (Total Cost of Ownership), il peut s’avérer plus intéressant de faire son sourcing en Tunisie, en Turquie ou en Roumanie ; les frais de transports, de douanes et les dépenses de contrôle de qualité y étant moins élevés.
Aujourd’hui, si l’on s’installe en Chine, c’est d’abord pour accéder au marché local.
Ensuite, il faut accepter de payer la qualité et ne pas mettre une pression démesurée sur le fournisseur. Le fournisseur veut toujours réaliser un bon profit. Si le prix que l’on exige de lui est trop bas, il n’hésitera pas à baisser la qualité des matières premières et à ne plus suivre les processus originaux car le seul facteur invariable en Chine est bien le profit que le sous-traitant voudra réaliser. C’est souvent d’une trop grande pression sur les prix que naissent les problèmes de qualité. On prend l’exemple d’Apple qui fait fabriquer tous ses produits en Chine. Si leur qualité est excellente, les prix payés par Apple à ses fournisseurs se situent bien au-delà des standards chinois.

une bonne agence de sourcing s'assure de l'honnêteté des fournisseurs

Avant toute chose, il faut mener son enquête chez le fournisseur. Le premier élément à vérifier est bien sûr la « Business Licence ». Concernant les normes technologiques et environnementales, on ne peut pas se fier aux certifications présentées par les fournisseurs ; elles sont rarement authentiques. Tout doit être vérifié auprès des autorités locales. Dans certains cas, il peut arriver qu’un fournisseur peu scrupuleux vous fasse visiter une autre usine que celle où sera véritablement fabriqué le produit.

un bon bureau de sourcing respecte les procédures de production

Il faut toujours demander des échantillons avant de lancer la production, pour s’assurer que la qualité du produit est conforme à vos attentes. Une bonne société de sourcing demandera votre aval. Chaque rapport qualité doit également être accompagné de photos et des documents attestant les divers contrôles qualité.

un bon agent de sourcing contrôle la qualité

Il s’agit là d’un point crucial. Il est indispensable d’exercer une surveillance très étroite des fournisseurs et de contrôler sans cesse et de manière aléatoire la qualité des produits et le respect des processus de production.
Nous inspectons toutes les productions que nous suivons et respectons les standards AQL.

Comment parfaitement débuter sa collaboration avec son agent sourcing en Chine ?

Quels conseils pour les entreprises françaises qui désirent acheter en Chine ?

Pour acheter en Chine, il faut tout d’abord bien se préparer : faire des études de marché, rechercher les informations nécessaires sur le marché chinois, envoyer des ressources sur place pour amorcer les relations et vérifier la situation. Il est important d’être accompagné par un organisme spécialisé sur les aspects légaux et juridiques et par un organisme de contrôle qualité sur les aspects techniques.
Il ne faut pas penser qu’acheter en Chine est synonyme de « pas cher » car la qualité à un prix, même en Chine : les entreprises doivent être prêtes à payer des prix raisonnables en fonction du marché et du type de produits à acheter.
En France, quand un contrat est signé, on sait que le fournisseur a de grandes chances de respecter sa part du contrat mais en Chine, même si on a signé le contrat, il est indispensable de mettre en place des suivis et des contrôles systématiques. Il faut faire appel à des professionnels afin de bien contrôler et former les fournisseurs. Là aussi, les entreprises doivent être prêtes à payer des coûts supplémentaires.

L'importance d'un cahier des charges clair

Pour faire produire en Chine, il faut bien préparer son projet, être très clair sur tous les paramètres et présenter en amont un cahier des charges parfaitement rédigé et en Anglais de préférence. L’interlocuteur profitera du moindre oubli. Il faut tout dire et tout spécifier. Gardez-le bien à jour tout au long de la préparation de votre commande. Qui plus est, c’est souvent parce que l’on change certains paramètres en cours de route ou que ces paramètres sont confus que la production prend du retard et que les coûts dérapent.

Conclusion

Bien que certains entrepreneurs voient d’un mauvais œil l’ajout d’un maillon dans la chaîne d’approvisionnement, la place d’une société de sourcing reste cruciale dans le succès de toute opération commerciale en Chine. Que ce soit en tant que bureau d’achat proposant un suivi complet ou bien en tant que société de services ponctuels, son rôle permet aux entreprises non-sinophones d’avoir accès à l’offre chinoise tout en limitant les risques et les pertes financières.

Bonus : protéger sa propriété intellectuelle en Chine

Il est très difficile de se protéger de la contrefaçon en Chine. La meilleure protection contre la production de copies de vos produits est de les protéger dans les pays à destination.
Si vous vendez votre produit en France, enregistrez-le en France et attaquez les revendeurs en France.
Dans la plupart des cas, vous allez perdre votre énergie, votre temps et votre argent à poursuivre les fabricants chinois.

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